5 Sai Lầm Cần Tránh Khi Lựa Chọn Quà Tặng Đại Hội

Sai lầm khi lựa chọn quà tặng đại hội có thể ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng của khách mời và hình ảnh của ban tổ chức. Một món quà không phù hợp, kém chất lượng hoặc thiếu tính thẩm mỹ không chỉ gây lãng phí ngân sách mà còn làm giảm giá trị của sự kiện.

Để giúp các tổ chức, công đoàn tránh những vấn đề không đáng có, bài viết này của Quà Đại Hội sẽ chỉ ra 5 sai lầm phổ biến khi lựa chọn quà tặng đại hội và đưa ra giải pháp khắc phục hiệu quả, đảm bảo quà tặng vừa ý nghĩa, vừa thể hiện sự chu đáo, chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.

1. Chọn quà đại hội không phù hợp với đối tượng nhận quà

Chọn quà đại hội không phù hợp với đối tượng nhận quà là điều cần tránh đầu tiên khi lựa chọn quà tặng. Bởi nếu không lựa chọn quà tặng phù hợp với đối tượng khách mời, món quà sẽ trở nên kém giá trị hoặc không mang lại ý nghĩa như mong đợi.

✅ Nguyên nhân:

– Không nghiên cứu kỹ độ tuổi, sở thích, ngành nghề của người nhận

Đại hội của công đoàn, cơ quan nhà nước thường có sự tham gia của nhiều nhóm khách mời khác nhau như lãnh đạo, đại biểu, công nhân viên, khách mời danh dự…

Nếu không xác định rõ đối tượng nhận quà, rất dễ chọn nhầm sản phẩm không phù hợp, ví dụ:

• Lãnh đạo cấp cao nhận quà quá bình dân, không thể hiện được sự trang trọng.
• Công nhân viên nhận quà mang tính trưng bày mà không có giá trị sử dụng thực tế.
• Khách mời chung nhận quà quá cá nhân hóa, khó sử dụng hoặc không phù hợp.

🔍 Cách khắc phục:

– Xác định rõ nhóm đối tượng chính của sự kiện đại hội

Trước khi đặt quà tặng, cần phân loại rõ ràng các nhóm đối tượng nhận quà đại hội để có sự lựa chọn phù hợp:

• Lãnh đạo, đại biểu cấp cao → Quà tặng cần sang trọng, có giá trị kỷ niệm như bộ ấm chén cao cấp, bình hút lộc in logo, tranh dát vàng, bút ký mạ vàng,…

Quà tặng cao cấp cho các cấp lãnh đạo

• Công nhân viên, cán bộ công đoàn → Quà tặng thực tế, hữu ích như bình giữ nhiệt, sổ da, ô dù, bộ giftset in logo,…

Quà tặng thiết thực cho đại biểu, cán bộ công nhân viên

• Khách mời chung của sự kiện → Quà có tính trung lập, dễ sử dụng như bộ ly thủy tinh, bình giữ nhiệt, ấm chén, đồng hồ treo tường, cốc sứ, túi vải,…

Quà tặng cho khách mời tham dự đại hội

2. Chất lượng quà tặng kém

Quà tặng đại hội không chỉ mang giá trị tri ân mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức. Tuy nhiên, nếu lựa chọn sản phẩm có chất lượng kém, quà tặng không chỉ mất đi ý nghĩa mà còn gây ấn tượng xấu đối với khách mời, ảnh hưởng đến hình ảnh của tổ chức, công đoàn hoặc cơ quan nhà nước.

✅ Nguyên nhân:

– Sản phẩm dễ hư hỏng, kém bền do giá rẻ: Một số quà tặng được chọn theo tiêu chí giá rẻ mà không chú trọng đến chất lượng, dẫn đến:

• Bộ ấm chén, ly sứ bị nứt, men kém chất lượng, dễ bong tróc sau vài lần sử dụng.
• Bình giữ nhiệt nhanh bị rỉ sét hoặc không giữ nhiệt tốt, làm mất đi giá trị sử dụng.
• Ô dù, áo mưa dễ rách, gãy khung chỉ sau vài lần sử dụng, gây bất tiện cho người nhận.
• Bút ký mực chảy không đều hoặc nhanh hỏng, khiến người dùng không muốn sử dụng.
• ……

– Quà tặng bị lỗi, hư hỏng do đặt hàng gấp, không kiểm tra kỹ lưỡng: Khi đặt hàng quá sát ngày diễn ra đại hội, nhà cung cấp có thể sản xuất gấp, làm giảm chất lượng sản phẩm:

• In logo bị mờ, bong tróc hoặc không đồng đều giữa các sản phẩm.
• Bao bì đóng gói sơ sài, dễ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Một số sản phẩm bị lỗi nhưng không có đủ thời gian để đổi trả, ảnh hưởng đến tổng số lượng quà.
• Không kiểm tra kỹ hàng trước khi nhận cũng có thể dẫn đến việc nhận quà tặng không đạt yêu cầu, không kịp sửa chữa hoặc thay thế.

🔍 Cách khắc phục

– Chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm sản xuất quà tặng số lượng lớn

• Làm việc với các đơn vị chuyên sản xuất quà tặng đại hội cho công đoàn, cơ quan nhà nước để đảm bảo họ có kinh nghiệm và hiểu rõ yêu cầu về chất lượng.
• Lựa chọn nhà cung cấp có chứng nhận về chất lượng sản phẩm và chính sách bảo hành rõ ràng.
• Ưu tiên những đơn vị có cam kết về thời gian giao hàng và đảm bảo chất lượng.

– Kiểm tra mẫu kỹ trước khi đặt hàng số lượng lớn

Trước khi đặt sản xuất hàng loạt, cần yêu cầu nhà cung cấp cung cấp mẫu thực tế để kiểm tra các yếu tố sau:

• Chất liệu: Đảm bảo bộ ấm chén, ly sứ có men đẹp, không bị rạn nứt; bình giữ nhiệt có lớp cách nhiệt tốt, không bị rò rỉ,…..
• Logo in ấn: Kiểm tra độ sắc nét, độ bám dính, tránh bị bong tróc sau thời gian ngắn sử dụng.
• Độ bền sản phẩm: Đánh giá độ chắc chắn của bút ký, khung ô dù, áo mưa có đảm bảo độ dày phù hợp không.

Kiểm tra kỹ các sản phẩm quà tặng đại hội trước khi đặt mua

Chỉ đặt hàng số lượng lớn sau khi mẫu đã được duyệt và đạt yêu cầu. Có thể tham khảo 6 tiêu chí đánh giá quà tặng đại hội chất lượng để lựa chọn sản phẩm quà tặng chuẩn hơn.

3. Thiết kế logo và bao bì không chuyên nghiệp

Quà tặng đại hội không chỉ là món quà tri ân mà còn là biểu tượng của sự kiện, đại diện cho hình ảnh của tổ chức, công đoàn hoặc cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, nếu không chú trọng đến thiết kế logo và bao bì, quà tặng có thể mất đi tính thẩm mỹ, gây ấn tượng không tốt với người nhận.

✅ Dấu hiệu nhận biết:

– Logo in quá lớn, chiếm diện tích, làm mất thẩm mỹ sản phẩm:

Một số đơn vị in logo công đoàn, tổ chức hoặc biểu trưng đại hội với kích thước quá lớn, phủ kín sản phẩm, làm giảm tính thẩm mỹ. Khi logo in quá nổi bật, món quà có thể trở nên thiếu tinh tế và giảm giá trị sử dụng thực tế của người nhận. Ví dụ:

• Bình giữ nhiệt có logo in lớn, gây mất cân đối về thiết kế.
• Bộ ấm chén bị in quá nhiều logo, khiến sản phẩm kém sang trọng.
• Bút ký có logo chiếm hết thân bút, làm giảm vẻ đẹp thanh lịch.

– Bao bì sơ sài, không đầu tư, làm giảm giá trị món quà:

• Nhiều quà tặng được đóng gói đơn giản, không có hộp hoặc chỉ bọc sơ sài, không phù hợp với tính trang trọng của đại hội.
• Hộp quà kém chất lượng, dễ rách, không có thiết kế đồng bộ với nội dung sự kiện.
• Sử dụng bao bì không có thông điệp ý nghĩa, không thể hiện được giá trị tinh thần của đại hội.

🔍 Cách khắc phục

– Thiết kế logo tinh tế, nhỏ gọn, đặt ở vị trí hợp lý trên sản phẩm

Nên in logo với kích thước vừa phải, đảm bảo không làm mất đi tính thẩm mỹ của quà tặng. Đặt logo ở vị trí tinh tế như:

• Bình giữ nhiệt: In logo nhỏ ở phần thân hoặc nắp.
• Bộ ấm chén: In logo nhỏ ở đáy tách hoặc trên nắp ấm để không làm mất đi sự sang trọng.
• Bút ký: Khắc laser logo hoặc thông điệp ngắn gọn để tạo sự tinh tế.

Sử dụng màu sắc phù hợp với sản phẩm để logo hài hòa, không quá nổi bật hoặc gây rối mắt.

Mẫu quà tặng đại hội in logo đẹp, thẩm mỹ

– Đầu tư hộp quà sang trọng, có thể in logo hoặc thông điệp một cách tinh tế

• Hộp quà nên có thiết kế đồng bộ với chủ đề đại hội, sử dụng chất liệu cứng cáp, bền đẹp.
• In logo hoặc thông điệp tri ân trên hộp quà theo cách trang nhã, không lòe loẹt.

Hộp đựng quà tặng đại hội được đầu tư đẹp, sang trọng

4. Không đảm bảo thời gian sản xuất và giao hàng

Quà tặng đại hội thường được chuẩn bị với số lượng lớn và có yêu cầu cao về chất lượng, thiết kế cũng như thời gian giao hàng.

Tuy nhiên, nếu không có kế hoạch đặt hàng hợp lý, việc sản xuất và giao nhận quà tặng có thể gặp nhiều vấn đề như chậm trễ, lỗi sản phẩm, hoặc thậm chí không kịp trao tặng trong sự kiện. Điều này không chỉ gây ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp của ban tổ chức mà còn làm mất đi giá trị của món quà trong việc tri ân khách mời.

✅ Nguyên nhân:

– Đặt hàng quá sát ngày tổ chức

Một trong những sai lầm phổ biến là chờ đến sát ngày diễn ra đại hội mới tiến hành đặt hàng quà tặng. Điều này dễ dẫn đến các vấn đề sau:

• Nhà cung cấp không kịp sản xuất hoặc chỉ có thể đáp ứng hàng có sẵn, không đảm bảo đúng mẫu mã yêu cầu.
• Chất lượng quà tặng có thể bị ảnh hưởng do sản xuất gấp, không có thời gian kiểm tra kỹ lưỡng.
• Quá trình in ấn logo, đóng gói có thể bị lỗi nhưng không còn thời gian để sửa chữa hoặc thay thế.

– Không có phương án dự phòng khi có sự cố sản xuất hoặc giao hàng

Trong quá trình sản xuất, có nhiều rủi ro có thể xảy ra như:

• Nguyên vật liệu bị thiếu hụt, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
• Giao hàng bị trì hoãn do thời tiết xấu, vấn đề vận chuyển hoặc lỗi từ nhà cung cấp.
• Một số sản phẩm bị lỗi nhưng không có thời gian để đổi trả hoặc bổ sung thêm.

Nếu không có phương án dự phòng, việc thiếu quà tặng hoặc quà kém chất lượng sẽ gây ảnh hưởng lớn đến đại hội.

🔍 Cách khắc phục

– Lên kế hoạch đặt hàng trước ít nhất 3-4 tuần để có thời gian kiểm tra chất lượng

Để đảm bảo quà tặng được sản xuất đúng chất lượng và số lượng, ban tổ chức cần đặt hàng sớm, ít nhất 3-4 tuần trước ngày diễn ra đại hội. Thời gian này giúp:

• Kiểm tra mẫu sản phẩm trước khi sản xuất hàng loạt.
• Đảm bảo quá trình in ấn logo, thiết kế bao bì được thực hiện đúng yêu cầu.
• Có thời gian để sửa đổi hoặc điều chỉnh nếu cần thiết.

– Làm việc với nhà cung cấp có cam kết rõ ràng về thời gian giao hàng

Khi lựa chọn nhà cung cấp, cần ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm sản xuất quà tặng cho đại hội công đoàn, cơ quan nhà nước.

Ký hợp đồng rõ ràng với các điều khoản về:

• Thời gian sản xuất và giao hàng cụ thể để đảm bảo đúng tiến độ.
• Chính sách đền bù hoặc hỗ trợ nếu xảy ra chậm trễ trong quá trình giao hàng.
• Cam kết về chất lượng sản phẩm, tránh trường hợp giao hàng lỗi hoặc không đạt yêu cầu.

– Có phương án dự phòng trong trường hợp phát sinh vấn đề

Để tránh bị động, ban tổ chức nên có phương án dự phòng khi có sự cố sản xuất hoặc giao hàng:

• Đặt một số lượng nhỏ quà tặng có sẵn: Có thể chọn những món quà phổ biến như sổ da in logo, bút ký, huy hiệu công đoàn… để sử dụng khi cần.
• Làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau: Trong trường hợp đơn vị chính không đáp ứng kịp, có thể nhanh chóng liên hệ với đơn vị khác.
• Chuẩn bị danh sách quà thay thế: Nếu sản phẩm chính không thể sản xuất kịp, cần có danh sách các quà tặng thay thế có giá trị tương đương.

5. Lựa chọn nhà cung cấp không uy tín

Việc lựa chọn nhà cung cấp quà tặng cho đại hội công đoàn, cơ quan nhà nước là một bước quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, nếu không tìm hiểu kỹ lưỡng, việc chọn nhà cung cấp không uy tín có thể dẫn đến các rủi ro như sản phẩm kém chất lượng, chậm trễ giao hàng hoặc không có chính sách hỗ trợ khi phát sinh vấn đề. Điều này ảnh hưởng không chỉ đến ngân sách mà còn đến uy tín của ban tổ chức đại hội.

✅ Nguyên nhân:

– Chọn đơn vị sản xuất không đảm bảo chất lượng, không có chính sách hỗ trợ đổi trả

Một số đơn vị chỉ quan tâm đến việc đặt hàng mà không kiểm tra kỹ năng lực của nhà cung cấp. Điều này có thể dẫn đến:

• Sản phẩm nhận được không đạt tiêu chuẩn, dễ hư hỏng hoặc không đúng với mẫu đã duyệt.
• Không có chính sách đổi trả khi sản phẩm bị lỗi, khiến ban tổ chức phải chấp nhận sử dụng quà tặng kém chất lượng hoặc tốn thêm chi phí để thay thế.

– Bị ảnh hưởng bởi giá rẻ mà bỏ qua các yếu tố quan trọng khác

Nhiều đơn vị khi lựa chọn nhà cung cấp chỉ tập trung vào giá thành thấp, dẫn đến những hệ lụy:

• Chất lượng sản phẩm không đảm bảo, dễ bị xuống cấp sau thời gian ngắn sử dụng. Ví dụ: bình giữ nhiệt không giữ nhiệt tốt, bộ ấm chén dễ trầy xước, sổ da kém bền.
• Thời gian giao hàng không đúng cam kết, ảnh hưởng đến tiến độ chuẩn bị quà tặng cho đại hội.
• In ấn logo kém chất lượng, bị phai màu hoặc bong tróc sau một thời gian ngắn.

Giá thành quá rẻ cũng có thể là dấu hiệu của việc sử dụng nguyên vật liệu kém chất lượng hoặc cắt giảm quy trình sản xuất.

🔍 Cách khắc phục

– Tìm hiểu kỹ nhà cung cấp qua đánh giá từ khách hàng, kiểm tra thực tế sản phẩm mẫu

Trước khi quyết định hợp tác, cần:

• Tìm hiểu thông tin về nhà cung cấp, xem xét đánh giá từ khách hàng trước đó.
• Kiểm tra thực tế sản phẩm mẫu để đánh giá chất lượng, độ bền, độ sắc nét của logo in ấn.
• Tham khảo các đơn vị đã từng hợp tác với nhà cung cấp để có cái nhìn khách quan hơn.

– Hợp tác với đơn vị có kinh nghiệm cung cấp quà tặng số lượng lớn và có chính sách bảo hành

• Lựa chọn những nhà cung cấp có kinh nghiệm làm quà tặng cho đại hội công đoàn, cơ quan nhà nước, đảm bảo sản xuất số lượng lớn mà vẫn giữ được chất lượng.
• Ưu tiên các đơn vị có chính sách bảo hành hoặc đổi trả rõ ràng khi có lỗi sản xuất hoặc giao hàng sai mẫu.
• Đảm bảo rằng nhà cung cấp có đủ năng lực để đáp ứng đúng số lượng, tiến độ và yêu cầu về thiết kế.

– Ký hợp đồng rõ ràng, có điều khoản về chất lượng và thời gian giao hàng để đảm bảo quyền lợi

Hợp đồng cần quy định cụ thể về:

• Chất lượng sản phẩm (chất liệu, mẫu mã, quy trình sản xuất).
• Tiến độ giao hàng và cam kết bồi thường nếu giao hàng trễ.
• Chính sách đổi trả khi phát sinh lỗi hoặc sản phẩm không đúng yêu cầu.

Điều này giúp đảm bảo quyền lợi cho ban tổ chức, tránh các rủi ro về hàng kém chất lượng hoặc chậm trễ.

Trên đây Quà Đại Hội đã chỉ ra 5 sai lầm cần tránh khi lựa chọn quà tặng đại hội và cách khắc phục. Tránh được những sai lầm này không chỉ giúp quà tặng đại hội trở nên ý nghĩa và thiết thực hơn mà còn góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của ban tổ chức.