Hướng Dẫn Lựa Chọn Quà Tặng Đại Hội Phù Hợp Với 7 Bước

Tham khảo hướng dẫn lựa chọn quà tặng đại hội là một bước quan trọng giúp ban tổ chức chọn được những món quà phù hợp, thể hiện sự tri ân, tôn vinh và gắn kết với người tham dự.

Trong bài viết này, Công ty Quà Tặng Đại Hội sẽ chia sẻ chi tiết 7 bước giúp bạn chọn quà tặng đại hội phù hợp nhất, từ việc xác định đặc điểm sự kiện, đối tượng nhận quà, ngân sách đến việc lựa chọn sản phẩm, thiết kế và đóng gói chuyên nghiệp.

Bước 1: Hiểu rõ đặc điểm của sự kiện đại hội cần tặng quà

Có 3 đặc điểm chính của đại hội mà quý khách hàng cần nắm trước khi lựa chọn quà tặng là:

1. Quy mô đại hội

• Sự kiện quy mô lớn (hàng trăm đến hàng nghìn người): Nên chọn quà tặng phổ thông, có thể sản xuất số lượng lớn với chi phí hợp lý như sổ tay, bút ký, huy hiệu, bình giữ nhiệt, áo thun in logo…
• Sự kiện quy mô nhỏ hoặc VIP (dưới 100 người): Có thể đầu tư vào quà tặng cao cấp hơn như bộ ly sứ, hộp quà tặng thiết kế riêng, kỷ niệm chương pha lê, bộ ấm chén in logo.

2. Loại sự kiện đại hội

Mỗi loại đại hội có đặc thù riêng, ảnh hưởng đến việc chọn quà tặng phù hợp, ví dụ:

✅Đại hội Công đoàn: Nhằm tri ân cán bộ, công nhân viên. Quà tặng thường mang tính hữu ích và thực tế như bình giữ nhiệt, áo thun công đoàn, sổ tay, balo, cặp công sở,….

✅Đại hội Đảng bộ: Mang tính trang trọng, tôn vinh các đảng viên tiêu biểu. Quà tặng nên thể hiện sự trang nghiêm như kỷ niệm chương, sổ da cao cấp, bút ký kim loại khắc logo Đảng, bộ ấm chén gốm sứ Bát Tràng,…

✅Đại hội Đoàn TNCS Hồ Chí Minh: Nhắm đến tinh thần nhiệt huyết, năng động của thanh niên. Quà tặng phù hợp có thể là áo thun đồng phục, huy hiệu Đoàn, sổ tay, túi tote xanh bảo vệ môi trường.

✅Đại hội Mặt trận Tổ Quốc Việt Nam: Tập trung vào việc củng cố khối đại đoàn kết dân tộc. Quà tặng có thể mang yếu tố truyền thống và ý nghĩa như tranh gốm, bộ ấm trà cao cấp, khăn lụa in logo,…

Ngoài ra còn có nhiều sự kiện đại hội khác như Đại hội Đại biểu Hội Nông Dân, Đại hội Đại biểu Hội Liên Hiệp Phụ nữ,… Tùy thuộc vào tính chất của từng đại hội mà đội ngũ của Công ty Quà Đại hội sẽ tư vấn món quà phù hợp.

3. Thông điệp muốn truyền tải

Mỗi đại hội có thông điệp riêng, do đó quà tặng cần phản ánh đúng tinh thần đó.

Ví dụ, nếu đại hội muốn truyền tải thông điệp:

• Tinh thần đoàn kết, gắn bó → Chọn quà mang giá trị chung như huy hiệu, áo đồng phục, bộ giftset quà tặng,….
• Sự phát triển, đổi mới → Chọn quà công nghệ hiện đại như bút cảm ứng, sạc dự phòng, tai nghe Bluetooth,…
• Truyền thống và bản sắc dân tộc → Chọn quà mang tính văn hóa như bộ ấm chén, bình hút lộc, tranh gốm sứ,…
• Tinh thần trách nhiệm xã hội, bảo vệ môi trường → Chọn quà tặng xanh như túi vải canvas, bình nước thủy tinh, bình nước tre,….
• Sự tri ân và vinh danh → Chọn quà mang ý nghĩa tôn vinh như kỷ niệm chương pha lê, bộ ấm trà cao cấp, bút ký khắc tên,….

Bước 2: Xác định đối tượng nhận quà

Sau khi hiểu rõ đặc điểm của sự kiện đại hội, bước tiếp theo là xác định đối tượng nhận quà. Điều này giúp lựa chọn quà tặng phù hợp với vai trò, vị trí và mong đợi của từng nhóm người tham dự.

Mỗi đối tượng có nhu cầu và sở thích khác nhau, do đó việc chọn quà cần mang lại giá trị thiết thực và phù hợp với họ. Dưới đây là các nhóm đối tượng thường nhận quà trong đại hội và gợi ý quà tặng phù hợp:

✅ Các cấp lãnh đạo: Đối tượng này thường là các quan chức cấp cao, lãnh đạo doanh nghiệp, cán bộ cấp cao của tổ chức. Quà tặng dành cho họ cần mang tính trang trọng, cao cấp và thể hiện sự tôn trọng.

Gợi ý quà tặng đại hội cho các cấp lãnh đạo phù hợp là: Kỷ niệm chương pha lê khắc logo sự kiện, bộ ấm chén cao cấp in logo, tranh mạ vàng, bình hút lộc, chậu cây dát vàng,…..

✅ Thành viên nội bộ (Cán bộ, Nhân viên, Hội viên, Đoàn viên công đoàn): Đây là nhóm đông đảo nhất trong đại hội, gồm nhân viên công ty, hội viên công đoàn hoặc đoàn viên của tổ chức. Quà tặng dành cho họ thường mang tính thực tế, có thể sử dụng hàng ngày, đồng thời giúp tạo sự gắn kết và nhận diện thương hiệu tổ chức.

Gợi ý quà đại hội cho cán bộ công nhân viên thích hợp là: Bình giữ nhiệt, ly sứ, bộ cốc thủy tinh, phích nước, đồng hồ treo tường, ly giữ nhiệt, bộ bình cốc thủy tinh, cốc sứ,….

✅ Đại biểu, khách mời tham dự đại hội: Đại biểu và khách mời là những người có tầm ảnh hưởng đối với tổ chức, có thể là đối tác, khách hàng quan trọng hoặc đại diện các đơn vị liên quan. Quà tặng dành cho họ cần thể hiện sự tôn trọng và tri ân sâu sắc.

Gợi ý quà tặng phù hợp với đại biểu khách mời là: Bộ giftset, cặp da, lọ hoa sứ, set 2 cốc sứ, bộ ấm chén, bình giữ nhiệt, bộ bát đĩa, sổ tay, bút ký,….

✅ Đoàn viên thanh niên, sinh viên: Các đại hội có sự tham gia của đoàn viên, sinh viên như Đại hội Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Đại hội Sinh viên thường có không khí trẻ trung, năng động. Quà tặng dành cho nhóm này nên mang tính thực tế, sáng tạo và truyền cảm hứng.

Gợi ý quà tặng: Áo thun Đoàn, huy hiệu Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, móc khóa, sổ da in logo, bút bi in logo, balo, kỷ niệm chương,…

✅ Phóng viên báo chí đưa tin về đại hội: Phóng viên, nhà báo là những người hỗ trợ truyền thông cho sự kiện, do đó quà tặng dành cho họ nên là những sản phẩm tiện ích, giúp họ dễ dàng sử dụng trong công việc.

Gợi ý quà tặng đại hội cho phóng viên báo chí phù hợp là: USB lưu trữ dữ liệu, sổ tay bìa da, bút ký, sạc dự phòng, bình giữ nhiệt, balo đựng laptop, cốc cà phê cách nhiệt,….

Bước 3: Ước tính ngân sách và số lượng quà tặng

Sau khi đã hiểu rõ đặc điểm của sự kiện đại hội và xác định chính xác đối tượng nhận quà, bước tiếp theo là lập kế hoạch ngân sách và số lượng quà tặng. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo quà tặng vừa phù hợp với mục tiêu sự kiện, vừa không vượt quá giới hạn tài chính của đơn vị tổ chức.

Để lập ngân sách hiệu quả, cần dựa trên các tiêu chí sau: tổng số người tham dự, mức độ ưu tiên cho từng nhóm đối tượng và mức ngân sách dự kiến trên mỗi phần quà.

Có 2 cách phân bổ ngân sách hợp lý là:

Cách 1: Ngân sách cố định

Ban tổ chức đã có sẵn một khoản kinh phí nhất định và cần tìm loại quà tặng phù hợp trong mức đó. Ví dụ, nếu ngân sách quà tặng là 50 triệu đồng cho 500 người tham dự, cần chọn quà với mức giá trung bình 100.000 đồng/sản phẩm.

Cách 2: Ngân sách linh hoạt theo nhóm đối tượng

Phân bổ quà tặng theo từng nhóm đối tượng, ví dụ:

• Lãnh đạo, khách mời VIP: 500.000 – 1.000.000 đồng/món quà.
• Nhân viên, hội viên công đoàn: 100.000 – 300.000 đồng/món quà.
• Đoàn viên thanh niên, sinh viên: 50.000 – 150.000 đồng/món quà.
• Phóng viên báo chí: 200.000 – 400.000 đồng/món quà.

✅ Gợi ý cách tính tổng ngân sách:

📌 Công thức cơ bản:

Tổng ngân sách = Số lượng quà x Giá trị trung bình của mỗi phần quà

Ví dụ:

• 100 suất quà VIP (500.000 đồng/phần) = 50 triệu đồng
• 400 suất quà cho nhân viên (200.000 đồng/phần) = 80 triệu đồng
• 500 suất quà cho đoàn viên (100.000 đồng/phần) = 50 triệu đồng

➡ Tổng ngân sách dự kiến: 180 triệu đồng

Việc xác định số lượng quà tặng chính xác giúp tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa. Một số điểm cần lưu ý:

• Dựa trên danh sách khách mời chính thức: Lập danh sách cụ thể từng nhóm đối tượng nhận quà.
• Dự trù thêm số lượng: Nên đặt dư 5 – 10% để phòng trường hợp khách mời phát sinh hoặc quà bị lỗi.
• Cân đối giữa quà VIP và quà đại trà: Nếu số lượng khách mời đông, cần có phương án chia nhóm để chọn loại quà phù hợp với từng nhóm.

✅ Ví dụ tính số lượng quà tặng:

Giả sử sự kiện có 1.000 người tham dự, có thể chia như sau:

Lãnh đạo, khách VIP (100 người) → Đặt 110 phần quà VIP (dự trù thêm 10%).

Nhân viên, hội viên công đoàn (400 người) → Đặt 420 phần quà.

Đoàn viên thanh niên, sinh viên (450 người) → Đặt 480 phần quà.

Phóng viên báo chí (50 người) → Đặt 55 phần quà.

➡ Tổng số quà đặt: khoảng 1.065 phần (dự trù thêm 5 – 10%).

Để giúp quý khách hàng dễ dàng lựa chọn quà đại hội hơn, Công ty Quà Tặng Đại Hội đã phân loại ngân sách theo từng mức như sau:

1. Ngân sách dưới 100.000 VNĐ/quà tặng: Phù hợp với các đại hội quy mô lớn, ngân sách eo hẹp nhưng vẫn muốn có quà lưu niệm cho toàn bộ khách tham dự. Chọn quà tặng đơn giản, sản xuất hàng loạt với chi phí thấp nhưng vẫn có giá trị nhận diện thương hiệu.

Gợi ý quà tặng: Bút in logo, Sổ tay, Móc khóa kim loại hoặc mica, Huy hiệu in logo đại hội, cốc sứ, cốc thủy tinh bọc da, đồng hồ treo tường,…..

2. Ngân sách từ 100.000 – 300.000 VNĐ/quà tặng: Áp dụng cho các đại hội có quy mô vừa và lớn, yêu cầu quà tặng có giá trị sử dụng cao, mang dấu ấn thương hiệu. Chọn các sản phẩm có tính ứng dụng cao, bền bỉ để người nhận sử dụng lâu dài.

Gợi ý quà tặng: Bình giữ nhiệt in logo, bộ giftset, bộ ấm chén sứ, lọ hoa sứ, bộ bình cốc thủy tinh, phích nước giữ nhiệt,…

3. Ngân sách từ 300.000 – 500.000VNĐ/quà tặng: Phù hợp với đại hội có khách mời quan trọng, lãnh đạo cấp cao hoặc đối tác VIP. Quà tặng cần sang trọng, mang giá trị cao và có thể thiết kế riêng để tạo sự khác biệt.

Gợi ý quà tặng: Bộ ấm chén gốm sứ cao cấp, đồng hồ để bàn, hũ đựng trà, sạc dự phòng, bình hút lộc, cặp da công sở,….

4. Ngần sách từ 500.000VNĐ/quà tặng trở lên: Quà tặng sẽ thuộc phân khúc cao cấp, phù hợp để dành tặng các đối tượng quan trọng trong đại hội như các cán bộ lãnh đạo cấp cao trong tổ chức, doanh nghiệp, công đoàn, Đảng bộ…

Gợi ý quà tặng: Tranh dát vàng, chậu cây mạ vàng, bình hút lộc, cặp da thật, bộ trà hỏa biến, đồng hồ để bàn Kashi,..

Bước 4: Tiến hành lựa chọn quà tặng phù hợp

Sau khi đã xác định đặc điểm sự kiện, đối tượng nhận quà và ngân sách phù hợp, bước tiếp theo là tiến hành lựa chọn sản phẩm quà tặng. Đây là giai đoạn quan trọng giúp đảm bảo quà tặng không chỉ đáp ứng tiêu chí về ý nghĩa, giá trị sử dụng, tính thẩm mỹ mà còn phù hợp với mục tiêu của đại hội.

Tùy vào đặc điểm sự kiện và ngân sách, quà tặng có thể chia thành các 4 sản phẩm chính:

1. Quà tặng phổ thông (Đại trà, số lượng lớn)

🔹 Phù hợp với: Sự kiện quy mô lớn (hàng trăm đến hàng nghìn người), ngân sách hạn chế nhưng vẫn muốn có quà lưu niệm.

🔹 Gợi ý sản phẩm: Bút in logo, sổ tay, huy hiệu, móc khóa kim loại/mica, cốc sứ, cốc thủy tinh, túi vải canvas, quạt cầm tay mini,…

2. Quà tặng có giá trị sử dụng cao

🔹 Phù hợp với: Hội viên, công đoàn viên, nhân viên công ty – những người có thể sử dụng quà trong công việc và cuộc sống hàng ngày.

🔹 Gợi ý sản phẩm: Bình giữ nhiệt, bộ ly sứ in logo, bộ ấm chén, bộ cốc thủy tinh, phích nước giữ nhiệt, sổ tay bìa da, bút ký kim loại, ly giữ nhiệt, bộ chén cơm,…

3. Quà tặng VIP, cao cấp

🔹 Phù hợp với: Lãnh đạo, khách mời VIP, đối tác quan trọng – những người cần quà tặng sang trọng và mang tính tri ân cao.

🔹 Gợi ý sản phẩm: Tranh gốm sứ, tranh dát vàng, chậu cây mạ vàng, bộ giftset cao cấp (sổ tay da + bút ký + namecard), bình hút lộc, bộ trà hỏa biến, đồng hồ để bàn cao cấp.

4. Quà tặng sáng tạo, theo xu hướng

🔹 Phù hợp với: Đoàn viên thanh niên, sinh viên, đại hội trẻ trung, năng động.

🔹 Gợi ý sản phẩm: Túi vải canvas, bình nước thể thao, sạc dự phòng, USB, quạt tích điện cầm tay,….Tham khảo thêm xu hướng quà tặng nổi bật 2025 để được gợi ý đa dạng sản phẩm quà tặng hơn.

Quá trình lựa chọn quà tặng cần được thực hiện theo một số nguyên tắc quan trọng:

• Phù hợp với từng nhóm đối tượng nhận quà.
• Đáp ứng đúng mục tiêu của sự kiện (tri ân, kỷ niệm, quảng bá thương hiệu, vinh danh…).
• Đảm bảo tính thẩm mỹ, chất lượng và giá trị sử dụng cao.
• Tạo ấn tượng tốt với người nhận, thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.

Bước 5: Chọn thiết kế và cách thức in logo

Sau khi đã lựa chọn được quà tặng phù hợp, bước tiếp theo là thiết kế và in logo lên sản phẩm để tạo dấu ấn thương hiệu. Một món quà đại hội không chỉ mang giá trị sử dụng mà còn là công cụ nhận diện thương hiệu, giúp người nhận nhớ về sự kiện lâu hơn.

Việc thiết kế và in logo đúng cách sẽ giúp:

• Tăng tính chuyên nghiệp của quà tặng, tạo dấu ấn riêng biệt.
• Quảng bá hình ảnh của tổ chức, sự kiện một cách tự nhiên.
• Thể hiện sự trân trọng và chu đáo trong từng chi tiết quà tặng.
• Tạo sự đồng bộ, thống nhất về nhận diện thương hiệu trong các sự kiện đại hội.

Tuy nhiên, không phải cứ in logo lên quà tặng là hiệu quả. Cần chọn vị trí, màu sắc, kích thước và công nghệ in ấn sao cho thẩm mỹ và hài hòa với sản phẩm.

Logo cần đảm bảo các yếu tố:

✅ Đơn giản, dễ nhận diện, không quá rườm rà.

✅ Màu sắc hài hòa, không làm mất đi tính thẩm mỹ của quà tặng.

✅ Kích thước hợp lý, không quá nhỏ gây khó nhìn, không quá lớn làm mất sự tinh tế.

✅ Kết hợp với thông điệp sự kiện (nếu cần) để tăng giá trị ý nghĩa.

Ví dụ:

• Trên ly sứ, bình giữ nhiệt: Logo có thể đặt ở giữa hoặc góc nhỏ trên thân bình/ly.
• Trên áo thun, balo: Logo nên đặt phía trước ngực hoặc mặt sau để dễ nhìn thấy.
• Trên sổ tay, bút ký: Logo thường in nổi bật trên bìa sổ hoặc khắc lên thân bút.

Ngoài logo, có thể thêm một số thông điệp để tăng ý nghĩa:

• Slogan sự kiện: “Đoàn Kết – Phát Triển”, “Hội tụ và Vươn xa”, “Đổi Mới – Thành Công”…
• Tên đại hội và năm tổ chức: “Đại hội Công đoàn 2025”, “Đại hội Đảng bộ XX – 2025″…
• Tên tổ chức hoặc đơn vị tài trợ nếu quà tặng có yếu tố tài trợ.

📌 Lưu ý: Không nên đưa quá nhiều nội dung lên quà tặng vì có thể làm rối mắt, giảm tính thẩm mỹ

Bước 7: Chọn hình thức đóng gói quà tặng

Bao bì không chỉ đơn thuần là lớp vỏ bọc bên ngoài mà còn là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao giá trị của món quà. Một món quà đại hội được đóng gói đẹp mắt sẽ:

• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và thể hiện sự chu đáo của đơn vị tổ chức.
• Nâng cao giá trị quà tặng, giúp món quà trở nên sang trọng và ý nghĩa hơn.
• Góp phần nhận diện thương hiệu, khi bao bì có thiết kế riêng hoặc in logo của tổ chức.
• Bảo vệ quà tặng khỏi va đập, hư hỏng, nhất là với các sản phẩm như gốm sứ, thủy tinh.

Tùy vào ngân sách, loại quà tặng và đối tượng nhận quà, có thể lựa chọn các hình thức đóng gói khác nhau. Các hình thức đóng gói phổ biến cho quà tặng đại hội hiện nay là:

✅ Hộp carton

✅ Hộp xi lót lụa (Hộp quà cao cấp)

✅ Hộp quà thiết kế riêng

✅ Túi vải, túi giấy, túi bóng

Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể chọn màu sắc theo thương hiệu và sự kiện đại hội như sau:

• Màu xanh dương: Thể hiện sự chuyên nghiệp, đáng tin cậy (phù hợp với đại hội doanh nghiệp, công đoàn).
• Màu đỏ, vàng: Biểu tượng của sức mạnh, truyền thống (thường dùng trong đại hội Đảng, đại hội Đoàn, hội nghị quan trọng).
• Màu trắng, đen: Sang trọng, hiện đại, tối giản (phù hợp với quà tặng VIP, doanh nhân).
• Màu xanh lá: Thể hiện thông điệp về bảo vệ môi trường, phù hợp với quà tặng xanh.

📌 Gợi ý:

• Nên chọn màu sắc đồng bộ với logo tổ chức hoặc chủ đề sự kiện để tạo sự nhận diện.
• Nếu quà tặng hướng đến sự sang trọng, có thể chọn hộp màu đen, xanh navy, vàng ánh kim.
• Nếu hướng đến sự thân thiện, cởi mở, có thể chọn hộp màu pastel nhẹ nhàng hoặc túi giấy kraft.

Trên đây là hướng dẫn lựa chọn quà tặng đại hội chi tiết giúp quý khách hàng dễ dàng tìm được món quà phù hợp, vừa thể hiện sự tri ân, vừa tạo dấu ấn chuyên nghiệp cho sự kiện. Nếu cần tư vấn về các giải pháp quà đại hội, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0945 998 010 để nhận được hỗ trợ nhanh nhất nhé!