Cách Tối Ưu Chi Phí Khi Đặt Quà Tặng Đại Hội Số Lượng Lớn

Đặt quà tặng cho đại hội số lượng lớn là một khoản chi phí đáng kể đối với doanh nghiệp, công đoàn và tổ chức. Tuy nhiên, nếu biết cách tối ưu ngân sách hợp lý, bạn có thể vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng và giá trị quà tặng.

Bài viết này, Công ty Quà Đại Hội sẽ cung cấp những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí quà tặng, từ đó, hướng dẫn bạn những cách tối ưu chi phí khi đặt quà tặng đại hội số lượng lớn mà vẫn đảm bảo sản phẩm chất lượng, thiết kế đẹp và phù hợp với sự kiện.

Đồng thời, thông qua bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra những tips giúp tiết kiệm ngân sách mà vẫn có được quà tặng đại hội chất lượng cao.

5 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí quà tặng đại hội

Có 5 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí quà tặng đại hội bao gồm số lượng đặt hàng, loại sản phẩm, chất liệu & thiết kế, thời gian đặt hàng và vận chuyển.

1. Số lượng đặt hàng

Đặt hàng số lượng lớn giúp giảm giá thành nhờ tiết kiệm chi phí nguyên liệu, tối ưu quy trình sản xuất và hưởng chiết khấu từ nhà cung cấp.

Ví dụ: 100 bình giữ nhiệt giá 120.000 VNĐ/chiếc, nhưng đặt 500 chiếc có thể chỉ còn 90.000 VNĐ/chiếc.

2. Loại sản phẩm

• Sản phẩm phổ biến như bình giữ nhiệt, bộ ly sứ, sổ tay,… có giá tốt nhờ sản xuất hàng loạt, có khuôn mẫu sẵn và không tốn công thiết kế
• Sản phẩm thiết kế riêng biệt (hộp quà gỗ khắc logo, ấm chén in hình đặc biệt) có chi phí cao hơn do yêu cầu khuôn mẫu riêng.

Ví dụ: Bộ ly thủy tinh có sẵn giá 50.000 VNĐ/bộ, thiết kế riêng có thể tăng lên 80.000 – 100.000 VNĐ/bộ.

3. Chất liệu và thiết kế

• Chất liệu cao cấp (gốm sứ, thủy tinh, kim loại) có giá thành cao hơn nhựa, vải, giấy.
• Thiết kế phức tạp (logo nhiều màu, thêm họa tiết, kẻ vàng, kẻ màu, hộp quà sang trọng) làm tăng chi phí.

Ví dụ: Bộ ấm chén sứ trắng giá 150.000 VNĐ, nếu thêm họa tiết hoặc kẻ vàng lên ấm chén có thể lên 200.000 – 300.000 VNĐ/bộ

4. Thời gian đặt hàng

• Đặt gấp (3-7 ngày): Phát sinh phí sản xuất nhanh (tăng 10-30%).
• Đặt sớm (3-6 tháng): Tối ưu chi phí, tránh phí gấp rút.
• Mùa cao điểm (Tết, lễ): Giá có thể tăng 20%, trong khi đặt vào mùa thấp điểm sẽ tiết kiệm hơn.

Ví dụ: Đặt bộ ly sứ vào tháng 12 giá tăng 20%, nhưng đặt từ tháng 9 có thể tiết kiệm đáng kể.

5. Vận chuyển và kho bãi

• Khoảng cách xưởng sản xuất xa: Phí vận chuyển cao hơn, nhất là với quà tặng cồng kềnh.
• Phí lưu kho: Nếu không có kho trữ hàng, có thể phải thuê kho ngoài.
• Phương thức vận chuyển: Gửi hàng nhanh đắt hơn so với vận chuyển thông thường.

Ví dụ: Gửi hàng từ Hà Nội vào TP.HCM có thể tốn 5-10 triệu đồng, trong khi đặt xưởng gần sẽ tiết kiệm chi phí.

4 Cách đặt hàng quà tặng số lượng lớn với giá tốt nhất

Để đặt quà tặng số lượng lớn với giá tốt nhất, doanh nghiệp nên lập kế hoạch sớm, chọn sản phẩm phù hợp với ngân sách, tận dụng các ưu đãi và thương lượng giá với nhà cung cấp.

1. Lập kế hoạch sớm

• Đặt hàng quà tặng cần có kế hoạch rõ ràng để tối ưu chi phí và đảm bảo chất lượng:
• Xác định ngân sách, số lượng, mẫu mã trước ít nhất 2-3 tháng để có nhiều lựa chọn.
• Tránh đặt hàng gấp vào phút chót, vì sẽ bị tính phí sản xuất nhanh hoặc không có đủ mẫu mã ưng ý.
• Dự trù thời gian sản xuất bởi một số sản phẩm như in logo lên gốm sứ, chế tác kim loại cần thời gian gia công lâu hơn.

Ví dụ: Nếu đại hội tổ chức vào tháng 12, doanh nghiệp nên đặt hàng từ tháng 9 để có thời gian sản xuất và tránh giá tăng vào dịp cao điểm.

2. Chọn sản phẩm tối ưu ngân sách

Không phải đại hội nào cũng có ngân sách quà tặng lớn, do đó doanh nghiệp nên ưu tiên các sản phẩm có giá thành hợp lý và dễ sản xuất hàng loạt:

• Sản phẩm phổ biến như ly sứ, bộ ấm chén, bình giữ nhiệt, sổ tay, áo thun giúp tiết kiệm chi phí vì không cần khuôn mẫu riêng.
• Chất liệu phù hợp: Gốm sứ, thủy tinh hoặc nhựa cao cấp có thể thay thế quà tặng kim loại để giảm chi phí.
• Sản phẩm đa dụng: Chọn quà có tính ứng dụng cao giúp tăng giá trị sử dụng, khách hàng sẽ nhớ đến thương hiệu lâu hơn.

Ví dụ: Một bộ ấm chén sứ cao cấp giá 120.000 VNĐ có thể là lựa chọn tiết kiệm và sang trọng hơn so với các loại kỷ niệm chương có giá trên 200.000 VNĐ.

3. Tận dụng các chương trình khuyến mãi

• Nhiều xưởng sản xuất thường có chương trình ưu đãi cho đơn hàng lớn hoặc đặt hàng sớm:
• Đặt hàng vào mùa thấp điểm (trước hoặc sau Tết) giúp doanh nghiệp hưởng giá tốt hơn.
• Sử dụng chương trình chiết khấu theo bậc số lượng: Đặt càng nhiều, giá mỗi sản phẩm càng giảm.
• Hỏi về ưu đãi miễn phí đi kèm như in logo, tặng thêm hộp quà hoặc miễn phí vận chuyển cho đơn hàng lớn.

Ví dụ: Một xưởng sản xuất có thể giảm 5-10% giá nếu đặt từ 1.000 sản phẩm trở lên hoặc tặng in logo miễn phí cho đơn hàng trên 500 sản phẩm.

4. Thương lượng giá với nhà cung cấp

Khi đặt hàng số lượng lớn, doanh nghiệp có thể chủ động thương lượng với nhà cung cấp để có mức giá tốt nhất:

• Đề xuất mức giá hợp lý dựa trên số lượng đặt hàng.
• Yêu cầu các ưu đãi đi kèm như miễn phí in logo, miễn phí vận chuyển hoặc đóng gói tiêu chuẩn.
• So sánh giá giữa nhiều nhà cung cấp để chọn lựa phương án phù hợp nhất.

Ví dụ: Nếu một xưởng báo giá bình giữ nhiệt 100.000 VNĐ/chiếc cho 300 sản phẩm, bạn có thể đề nghị giảm xuống 95.000 VNĐ nếu đặt 500 chiếc kèm in logo miễn phí.

5 tips giúp tiết kiệm ngân sách mà vẫn có quà tặng chất lượng cao

Để có quà tặng chất lượng cao mà vẫn tiết kiệm ngân sách, doanh nghiệp có thể tối ưu bằng cách chọn phương pháp in phù hợp, giảm số màu in, sử dụng bao bì có sẵn, chọn quà tặng có giá trị sử dụng cao và gộp đơn hàng.

1. Chọn phương pháp in logo tiết kiệm

Logo là yếu tố quan trọng giúp quà tặng mang dấu ấn thương hiệu, nhưng không phải phương pháp in nào cũng có chi phí như nhau:

• In lụa, in decal: Chi phí thấp, phù hợp với nhiều sản phẩm quà tặng khác nhau như ly sứ, bình giữ nhiệt, sổ tay, bộ ấm chén, bộ bát đĩa,….
• Khắc laser, in UV: Chi phí cao hơn nhưng phù hợp với kim loại, gỗ, mang lại hiệu ứng sang trọng.

Ví dụ: Chi phí in lụa trên bình giữ nhiệt có thể chỉ tốn 8.000 VNĐ/chiếc, trong khi lựa chọn in UV có thể lên đến 25.000 VNĐ/chiếc.

2. Giảm số màu in

Logo nhiều màu có chi phí in cao hơn do cần nhiều bước in riêng biệt. Để tối ưu chi phí:

• Chỉ sử dụng 1-2 màu cơ bản, vẫn giữ được sự chuyên nghiệp mà tiết kiệm đáng kể.
• Dùng màu đơn sắc hoặc in dập nổi thay vì in full màu trên toàn bộ sản phẩm.

Ví dụ: Logo 4 màu in trên 1.000 bình giữ nhiệt có thể tốn thêm 5-10 triệu đồng so với logo đơn sắc.

3. Tận dụng bao bì có sẵn

Hộp quà giúp nâng tầm sản phẩm, nhưng nếu ngân sách hạn chế, bạn có thể:

• Chọn hộp giấy tiêu chuẩn thay vì hộp gỗ, hộp nhung để giảm chi phí.
• Dùng túi vải hoặc bao bì đơn giản thay vì thiết kế riêng, vẫn giữ tính thẩm mỹ nhưng tiết kiệm hơn.

Ví dụ: Hộp đựng bình giữ nhiệt sẵn có giá 28.000 VNĐ/chiếc, trong khi hộp thiết kế riêng có thể lên đến 40.000 – 60.000 VNĐ/chiếc.

4. Chọn sản phẩm có giá trị sử dụng cao

Thay vì chọn quà tặng quá độc đáo nhưng ít dùng, hãy chọn sản phẩm có tính ứng dụng cao:

• Bình giữ nhiệt, ly sứ, sổ tay, bộ ấm chén, bát đĩa, ly giữ nhiệt,…. là những sản phẩm được sử dụng thường xuyên, giúp thương hiệu tiếp cận khách hàng lâu dài.
• Sản phẩm thân thiện môi trường như túi vải, ly tre, bình nước tái sử dụng,… giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh tích cực với chi phí hợp lý.

Ví dụ: Một bình giữ nhiệt 100.000 VNĐ có thể được khách hàng sử dụng hàng ngày, tạo hiệu ứng quảng bá tốt hơn so với một món quà ít sử dụng như biểu trưng in logo

5. Gộp đơn hàng với các sự kiện khác

Nếu doanh nghiệp tổ chức nhiều sự kiện trong năm, việc đặt hàng theo đợt lớn sẽ giúp tiết kiệm chi phí sản xuất:

• Đặt số lượng lớn một lần để được hưởng giá tốt hơn từ nhà cung cấp.
• Linh hoạt sử dụng cho nhiều sự kiện bằng cách chọn sản phẩm trung tính, không in ngày tháng cụ thể.

Ví dụ: Nếu công ty có đại hội vào tháng 6 và hội nghị khách hàng vào tháng 10, có thể đặt chung 2.000 bộ ly sứ thay vì chia thành hai đợt 1.000 bộ, giúp tiết kiệm 10-20% chi phí.

Việc tối ưu chi phí khi đặt quà tặng đại hội số lượng lớn giúp doanh nghiệp cân đối ngân sách mà vẫn đảm bảo giá trị và chất lượng quà tặng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cũng cần xem xét cách phân loại quà tặng theo từng sự kiện, ngân sách và đối tượng nhận, nhằm đảm bảo món quà phù hợp và mang lại ấn tượng tốt đẹp.

Trên đây là gợi ý cách tối ưu chi phí khi đặt quà tặng đại hội số lượng lớn. Việc lên kế hoạch sớm, lựa chọn sản phẩm hợp lý, tận dụng các chương trình ưu đãi và đặt hàng trực tiếp từ xưởng sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể ngân sách mà vẫn đảm bảo quà tặng chất lượng.

Nếu cần tư vấn thêm về giải pháp quà đại hội theo ngân sách, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0945 998 010 để nhận được hỗ trợ nhanh nhất nhé!